Ein früher Zahlungsabgleich macht die E-Commerce-Logistik leistungsfähiger

Vorkasse als datensparsames Zahlungssystem

Es ist hinreichend bekannt, dass die Zahlungsvorgänge im E-Commerce zu den wirklich neuralgischen Punkten beim Online-Einkauf gehören. Viele Kunden, die bereits erfolgreich Artikel in den Warenkorb gelegt haben, machen im letzten Moment einen Rückzieher, wenn sich in Bezug auf die Zahlungsmöglichkeiten Irritationen ergeben. Dies ist umso bedauerlicher, als das der Umsatz zu diesem Zeitpunkt schon fast sicher war.

Für Online-Händler ist es daher entscheidend, ihren Kunden immer die passenden Zahlungsmethoden anzubieten. Wer als Verbraucher Wert darauflegt, möglichst datensparsam im Internet einzukaufen, der entscheidet sich oft für eine Zahlung per Vorkasse. Hierbei müssen keine Konto- oder Kreditkartendaten übermittelt werden. Auch die Beteiligung von externen Zahlungsdienstleistern ist nicht erforderlich. Im Prinzip gibt ein solcher Kunde lediglich seinen Namen, seine Anschrift und seine Mail-Adresse preis.

Für eine bestimmte Kundengruppe ist die Vorkasse damit die einzige akzeptable Zahlungsweise im Online-Handel. Als Shop-Betreiber sollte man daher auf keinen Fall auf ein entsprechendes Angebot verzichten. Zahlung per Vorkasse anzubieten vergrössert die Zielgruppe spürbar.

Vorkasse bedingt einen besonders intensiven Service

Für viele Kunden ist die Vorkasse eine ideale Lösung. Für den Händler jedoch bedingt sie eine besondere Vorgehensweise. Im Gegensatz zu Zahlungsmethoden, bei denen die Zahlung durch den Kunden sofort bestätigt wird, also zum Beispiel Lastschrift, Kreditkarte oder diverse Zahlungsanbieter, muss bei der Vorkasse der Zahlungseingang festgestellt werden, bevor der eigentliche Versandvorgang gestartet werden kann.

Wir haben es also zum einen mit einem zusätzlichen Arbeitsschritt zu tun. Hierbei ist anzumerken, dass die per Vorkasse zahlenden Kunden ebenso ungeduldig auf Ihre Sendungen warten, wie diejenigen, die sich für andere Zahlungssysteme entscheiden. Es gilt von daher, die eingehenden Zahlungen so schnell wie möglich zu buchen, damit die damit verbundenen Bestellungen zeitnah versendet werden können.

Hierzu muss man sagen, dass zumindest beim Online-Banking die Überweisungswege sehr kurz geworden sind. Zahlungen werden hierbei in der Regel von einem Arbeitstag zum nächsten übertragen. Da dies den Verbrauchern bekannt ist, ist es umso wichtiger, dass Bestellungen, die per Vorkasse bezahlt wurden, schnellstmöglich bearbeitet und versendet werden müssen.

Beim Zahlungsabgleich kommt es auf eine optimale Personaldisposition an

Voraussetzung für eine zügige Verarbeitung und einen schnellen Versand ist eine optimale Personaldisposition. Die Überprüfung des Kontos auf Zahlungseingänge muss mehrmals pro Tag erfolgen. Dabei ist es besonders wichtig, dass mindestens eine Prüfung am frühen Morgen stattfindet. So bleibt hinreichend Zeit, die Bestellung noch am selben Tag zu bearbeiten und abzuschliessen.

Dazu müssen Buchhaltung und Logistik sehr eng zusammenarbeiten. Mitunter kann es sinnvoll sein, eine Vorkasse-Bestellung bereits vollständig zu packen, schon bevor der Zahlungseingang festgestellt wird. Auf diese Weise lassen sich längere Wartezeiten des Bestellers vermeiden. Natürlich muss hierbei berücksichtigt werden, ob es bei dem Grossteil der Vorkasse-Bestellungen auch wirklich zu einem Zahlungseingang kommt.

In jedem Fall aber muss die entsprechende Ware im Lager natürlich reserviert werden. Andernfalls kann es passieren, dass Bestände auf andere Bestellungen verteilt werden, die mit Sofort-Zahlungssystemen beglichen wurden. Wird dann der Zahlungseingang der Vorkasse-Bestellung festgestellt, muss der betroffene Kunde zu lange auf seine Ware warten, was nicht vertretbar ist.

Unser Fazit: Automatisierte Lösungen sind auf dem Vormarsch

Wenn Sie in Ihrem Betrieb nach wie vor mit einem manuellen System arbeiten, dann bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als Vorkasse-Bestellungen mit einem erhöhten Personaleinsatz besonders akribisch zu bearbeiten. In keinem Fall sollten Sie angesichts dessen auf diese wichtige Zahlungsmethode verzichten. Bedenken Sie, dass selbst Kunden, die sich letztlich für andere Zahlungssysteme entscheiden, die Tatsache, dass Sie Vorkasse-Zahlungen anbieten, für ein vertrauenswürdiges Merkmal halten.

Insgesamt lohnt es sich, über Warenwirtschaftssysteme nachzudenken, bei denen die automatisierte Verwaltung von Vorkasse-Bestellungen zum Leistungsumfang gehört. Entsprechende Systeme reservieren nach Eingang der Bestellung selbständig die Waren und verfolgen engmaschig die Geldeingänge auf dem Konto. Wird ein solcher Geldeingang festgestellt, dann löst das System die Weiterbearbeitung des Auftrages aus.

Auch professionelle Logistik-Anbieter nutzen solche Systeme. Für viele Online-Händler lohnt es sich, die Logistik an einen externen Dienstleister auszulagern, um eigenen Kunden einen noch besseren Service bieten zu können.